为完整、准确、系统地记载学院发展历史,使档案工作更好地为学院党政、教学、科研服务,完善“英华职业学院档案全宗”内容，依照国家教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的有关规定,结合我院实际,特制定本办法。

第一章 归档范围

第一条 学院在教学、科研、管理及各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。 

第二条 《高等学校实体分类法》规定的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类材料。 

第三条 反映学院在教学、科研、管理及重大活动中具有保存价值的各种录音、录像带、照片、底片、计算机磁盘等。 

第四条 学院师生员工在各种重大公职活动中拟制、收管的确应归档的文字、实物材料。 

第五条 学院具有保存价值的奖牌、锦旗、证书、奖杯等实物材料。

第二章 归档材料要求

第六条 归档材料的形成,必须符合文书处理规范要求,严格禁止使用铅笔、圆珠笔、红笔撰写、批改、签发,更不允许使用复写纸等不耐久的载体材料印制文件材料。 

第七条 归档材料的汉字从左至右横排,用纸幅面规格采用16K型(长260MM,宽194MM),也可采用国际标准A4型(长297MM,宽210MM)。图纸、大型报表除外。

第八条 要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、原稿在后;定稿在前、历次重要讨论稿在后;结论性材料在前、依据性材料在后。 

第九条 归档实物材料,应在移交实物同时移交获奖、赠与物的说明书。

第三章 归档时间 、程序、手续

第十条 归档时间 

  （一）各部门和能按年度归档的部门,应在每年二月底前完成上年归档工作; 

  （二）各部门和能按学期归档的部门,应在新学期开始一个月内完成上学期归档工作; 

  （三）科研、基建项目和专题性、成套性档案,应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内归档; 

  （四）财会档案(帐薄、凭证、报表)自行归档，不予移交; 学工处档案自行归档保管，每三年移交旧资料至院档案室。

  （五）实物材料从获得之日起三年后归档移交; 

第十一条 归档程序 

（一）各部门归档材料由单位专(兼)职档案员统一整理后，按规定时间移交学院档案室。

（二）归档材料的整理、分类、组卷、装订、上架、保管、查阅由学院办公室档案室负责。 

第十二条 归档手续 

   接受档案材料必须填写移交清册,写明案卷标题、卷内文件件数、页数、案卷质量、移交时间、交接双方要签名盖章。

第四章 各系部、各部门归档材料范围

第十三条 各职能部门收到的上级文件。 

第十四条 各系部、各部门党政会议记录。 

 第十五条 各系部、各部门应归档的其它材料 (详见各系部、各部门档案材料归档范围）。

第五章 附 则

第十六条 本办法适用于全院档案材料归档管理工作。

第十七条 本办法具体条款由学院党政办公室负责解释。

第十八条 本办法自下发之日起执行。

 福州英华职业学院

2023年03月23日

附件：福州英华职业学院部门归档范围和工作要求.doc