第一章 总 则

第一条 为进一步规范学院合同管理，防范合同风险，维护学院合法权益，促进学院事业健康发展，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指以福州英华职业学院的名义，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方权利义务关系所订立的书面协议、合同书等具有法律效力的文件。

第三条 学院签订合同，必须遵守国家法律、法规、规章以及其他规范性法律文件政策等，符合学院的相关规定，维护学院的正当权益，任何部门和个人不得利用学院合同损害学院利益。

第四条 未经审核或授权，任何部门和个人不得以学院名义或学院所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

未经学院同意，任何部门或人员不得以学院名义或以学院资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第五条 学院合同管理实行统一指导监督、统一归口负责、逐级审批的工作原则。

第六条 学院合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章 合同的管理

第七条 学院办公室是学院合同综合管理部门，负责协调合同承办部门的合同管理工作，其职责包括：

（一）负责修订和完善学院合同的管理制度；

（二）负责统筹协调学院日常合同管理，指导学院合同承办部门的合同管理工作；

（三）及时与学院法律咨询服务商联系、沟通合同咨询事务，向学院及合同承办部门传达法律意见；

（四）负责学院合同归档管理等工作、收集汇总各部门合同台账，统计学院合同年度数据并定期将合同管理情况报告学院；

（五）负责管理合同专用章。

第八条 学院合同承办部门是指合同的具体履行部门，具体负责合同业务联系、合同起草及修订、合同送审报批、合同签订、合同实施、合同验收、合同归档的相关部门。其主要职责如下：

（一）负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查，对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责；

（二）具体组织合同的谈判签订工作，组织学院相关人员对职责范围内的合同事项按程序进行研究、审议、提交相关领导决策，并在授权范围内负责有关合同的签署工作；

（三）认真履行合同，及时组织实施并处理有关问题。具体负责本部门承办合同的全面履行，确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施，履行中发现问题应及时上报，并积极解决。参加相关的合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动；

（四）规范合同管理档案，合同签订或履行后及时将合同的有关资料归档；

（五）编制本部门合同台账，对重大合同和履行情况进行重点说明；建立合同档案，保管合同及相关资料。

（六）合同订立后履行部门应及时将合同文本等相关资料及时移交学院办公室存档，不得随意处置、销毁。

第九条 对合同涉及内容具有管理权限的部门，为合同的归口职能管理部门。其主要职责如下：

（一）制定和发布职责范围内采用的合同范本；

（二）组织或者参与、指导合同谈判、起草；

（三）对涉及本部门职责范围内的合同内容进行审核、会签；

（四）参与合同纠纷时的调节、仲裁、诉讼准备及善后工作；

第十条 一般合同的文件资料应当保管10年以上；招投标合同的文件资料应当保管15年以上；重大合同的文件资料应当永久保存。法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定的，从其规定。

第十一条 应当归档保存的合同文件资料主要包括：

（一）正式签订的合同文本原件;

（二）合同履行过程中签订的有关补充协议、变更协议;

（三）审批（备案）流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料;

（四）其他与合同签订有关的文件资料。

第十二条 学院合同类型及归口职能管理部门主要有：

（一）采购类合同，是指为有偿取得货物、工程和服务所订立的合同，原则上根据相关职能部门的职责范围，归口相应的职能部门。具体包括：

1.建设工程及其有关的货物、服务采购合同，修缮装修工程、特种设备维修、行政、后勤设施设备等物资采购合同，物业、绿化等管理、供用水（电、气）等事项的采购合同由后勤管理处归口管理；

2.通讯网络、现代教育设备、电子信息产品、软件及服务等网络与信息技术相关事项的采购合同，由教务处归口管理；

3.实习实训设备、耗材等事项的采购合同，由教务处归口管理；

4.科研实验耗材、科研设备等事项的采购合同，由教务处归口管理；

5.网络舆情监控服务、宣传片拍摄等宣传工作事项的采购合同，由党委工作部归口管理；

6.教职工慰问品等事项的采购合同，由工会归口管理；

7.其他各类货物与服务采购合同，由后勤管理处归口管理。

（二）科研类合同，包括与科研项目相关的技术开发、转让、咨询、服务等技术合同及其相关的保密、廉洁、安全等关联合同，

产学研合作、纵向及横向科研课题、科研成果转让、转化合同，由教务处归口管理。

（三）战略合作类合同，是指与地方政府、企事业单位及其他组织订立的以实现深度合作为目的、具有战略性意义的合作协议。其中，以校地合作为主要内容的由学院办公室归口管理，以人才培养、科研合作为主要内容的由教务处归口管理，其他战略合作协议由根据合作内容确定归口职能管理部门。

（四）教育培养类合同，是指涉及人才培养、办班培训、实习实训、招生宣传等与教育教学活动相关的合同：

1.涉及全日制学历教育联合办学、创新创业、校企合作、教室临时租赁等事项的由教务处归口管理；

2.涉及非学历继续教育、学历继续教育（业余、函授、网络教育）、培训、技能鉴定、社区教育等事项的由教务处归口管理；

    3.涉及国（境）外机构合作办学等事项的由学院办公室归口管理；

4.涉及校外实践基地共建、学生毕业实习三方协议等事项的由教务处归口管理；

5.涉及师资培训、干部培训等事项的由人事处归口管理；

6.涉及毕业生跟踪调查、就业工作服务平台、国家助学贷款等事项的由学生工作部归口管理；

7.涉及共青团共建、团学活动等事项的由学生工作部归口管理；

8.涉及思想政治教育基地、思想政治理论课教学实践基地、爱国主义教育基地共建等事项的合同由党委工作部归口管理。

（五）金融服务类合同，包括融资、贷款、存款、银行业务等事项的合同由财务处归口管理。

（六）劳动、劳务类合同，包括学院人事聘用、劳务派遣、临时用工、岗位聘用、人才引进等与人事、劳动用工有关事项的

合同由人事处归口管理。

（七）土地房屋出租（借）类合同，是指出租、出借学院土地、公有住房所订立的合同，其中涉及公有住房租赁的由党政办

公室负责管理，涉及商业网点租赁、食堂租赁的由后勤管理处归口管理。

（八）捐赠类合同，是指学院接受自然人、法人或者其他组织自愿无偿的财产捐赠所订立的合同，以及学院对外捐赠所订立

的合同，根据捐赠内容按业务确定归口职能管理部门。

归口管理部门按照各部门职责范围确定，遇机构调整自然变更归口职能管理部门。

第十三条 合同涉及两个以上归口部门职责的，由所涉部门根据合同性质或者主要内容协商确定。所涉部门不能协商确定的，由合同承办部门提请学院领导研究确定。

第三章 合同的审批

第十四条 合同承办部门须填写《福州英华职业学院合同制发审批表》（见附件）将拟签订的合同文本及相关材料一并提交，逐级审批。相关材料包括但不限于营业执照盖章复印件、资质证明材料等。

第十五条 合同申报审签时，应做到合同主要条款明确，内容充实，权责明晰，材料齐全，手续完备。

第十六条 归口职能管理部门，负责审查合同是否符合学院的相关制度、规定，并在《福州英华职业学院合同制发审批表》中出具意见。

第十七条 财务处进行审核并明确签署意见。财务处负责对合同项目的金额是否列入财务预算或是否具有可靠来源（如纵向、横向科研；各单位自筹资金等）、合同总金额、付款方式是否符合财务制度等进行审核，并明确签署意见。

第十八条 学院办公室负责传达法律咨询服务意见并核对合同审签流程、审查合同条款和文本格式是否规范、完整等，审查合格后方可加盖学院合同专用章，合同有多页的，应加盖骑缝章。

第十九条 审批部门的审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”“基本同意”等模糊性语言或只签名字。

第四章 合同的订立

第二十条 签订合同应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学院的正当权益。国家和学院对合同签订有其他特别规定的，合同承办部门应严格执行相关规定。

第二十一条 合同签订前，合同承办部门应当对合同相对方的主体资格、特许资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核，内容包括：

（一）社会信誉（近三年是否有重大违约，是否存在重大经济纠纷或涉嫌经济类犯罪等）、履约能力及经济实力；

（二）审查营业执照是否真实、有效；

（三）审查合同对方的资质等级证书；

（四）审查主体资格及委托代理权限；

（五）根据合同性质需要审查的其它内容。

审查发现合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况有瑕疵，不得与其签订合同。

合同承办部门和合同承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”、“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在审核申请文件中注明。

第二十二条 由学院办公室委托法律咨询服务商对合同进行合法性审查，主要内容包括：

（一）条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；

（二）条款是否有冲突；

（三）条款是否有歧义；

（四）条款是否有效维护学院的合法权益；

（五）条款是否完善。

第二十三条 学院对外签订的合同，有格式文本的，应当优先使用学院合同范本。不具备上述条件的，也必须采用合同书形式，合同文本由承办部门起草，严禁口头协议和非正规书面形式的协议。法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第二十四条 一般合同由合同承办部门签署；重大合同由学院法定代表人签署，或由授权代表签署。

合同标的额在30万元以下（不含30万元）的合同及不涉及资金收付的合同为一般合同；合同标的额在30万元以上（含30万元）的合同为重大合同。

第二十五条 “合同编号”统一由归口管理职能部门负责依次编号，号码为“FZYH+归口管理职能部门第一个字拼音缩写+年份+月份+日期+合同签订日顺序”。例：归口管理职能部门为后勤管理处，于2024年1月15日签订的当日第二份合同，则合同编号为“FZYHH20240115-02”。

第二十六条 合同的签署，原则上由学院先行签署盖章，再由合同相对方签署盖章；或者双方同时签署盖章。合同双方务必填写合同签订的日期。如需由合同相对方先签署盖章的，合同承办部门应对合同相对方先签署盖章的合同进行仔细核对，确保无误。

第二十七条 合同一般包括下列条款：

（一）合同双方单位名称、联系人、联系地址和联系方式；

（二）合同双方的权利、义务；

（三）合同标的、价款或者报酬、付款方式、双方账户信息；

（四）数量、质量或者服务标准、检验与验收方法；

（五）合同履行期限、维修担保期、质量担保期限、进度安排、履行地点和方式；

（六）合同变更方式；

（七）违约责任，包括违约金或者赔偿金的计算方法等；

（八）解决争议的方法；

（九）与具体合同有关的其他条款。

第二十八条 合同文本应当遵循法律文书的规范要求，包括：

（一）合同的语言应当准确、严谨，合同中的重要术语应当设有专门条款进行解释；

（二）合同中涉及数字、日期时注明是否包含本数，涉及金额的数字同时注明大写，金额涉及外币的，应当对结算币种、结算汇率和金额予以规定，涉及价格部分同时注明不含税价及税费；

（三）合同的末页一般载有合同正文条款，并在正文结束之处标明“下无正文”字样；

（四）如合同末页无正文条款的，应当标明“此页无正文，为 XX 合同签字盖章页”字样。

    第二十九条 学院所签订的合同原则上一式四份，学院持三份合同正本，分别由合同承办部门、学院办公室、财务处各存一份，合同相对方持一份合同正本。合同相对方如需增加持有合同数量，可向学院说明，并在合同中予以注明。

第五章 合同的履行、变更和解除

第三十条 合同依法签订后，即具有法律约束力。合同承办部门应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。合同承办部门必须认真履行合同，确保信誉。

第三十一条 合同履行过程中出现履行异常，合同承办部门应及时与合同相对方进行沟通，查明情况，客观评估可能产生的不利后果，并收集保全好相关证据、及时以书面形式督促履约。可能对学院权益造成重大损害或使公共利益遭受重大损失的，合同承办部门应以书面报告形式向分管院领导汇报，同时做好风险防范应对工作。

出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；

（二）合同相对方要求变更合同主体或合同条款的；

（三）合同相对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或其行为存在发生违约的可能性；

（六）学院无法履行合同的；

（七）学院已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对学院的合同履行提出异议或要求学院承担责任的；

（九）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（十）合同履行发生其他争议的。

前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。

合同承办人应在发现履行异常情况后及时通知合同承办部门负责人。合同承办人在向合同相对方发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先由学院办公室与法律咨询服务商沟通，不得擅自向对方作出实质性答复或承诺。

第三十二条 财务处要会同合同承办部门严格履行合同的收付款工作。对具有以下情形的业务，财务处应拒绝付款，并及时向学院法定代表人报告有关情况:

（一）合同未在财务部门归档备案的；

（二）收付款单位与合同相对方名称不一致的，收款账号与合同中指定账号不一致的；

（三）收付款方式或金额与合同内容不相符的；

（四）发票的单价、数量与合同内容有出入的或合同审签手续不完备的；

（五）其他不符合财务相关规定的。

第三十三条 合同纠纷应当尽可能通过协商或调解解决。经协商、调解达成一致意见的，应当签订相应书面协议；经协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。对双方往来的文书（含便签、便函）等凭据应当妥善保管，并纳入本部门合同归档资料管理。

第三十四条 通过仲裁或诉讼方式解决合同纠纷，履行部门应当全面收集证据，按照诉讼时效的要求以及仲裁、诉讼规则做好应对工作，防止因应诉不当导致败诉。

第三十五条 合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度第四章关于合同订立的程序办理。

第三十六条 合同履行完毕后，对所遗留的问题，合同承办部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告学院领导，由学院领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

第五章 其 他

第三十七条 各部门相关合同管理工作，参照本办法执行。

第三十八条 本办法未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》相关条款执行。

第三十九条 本办法由福州英华职业学院办公室负责解释。

第四十条 本办法自制定之日起施行。

附件：福州英华职业学院合同制发审批表.doc