福州英华职业学院部门自行采购实施细则-福州英华职业学院

后勤管理处管理制度

福州英华职业学院部门自行采购实施细则

发表时间：2025-04-14 16:37 编辑:

第一章总则

第一条为加强学院各部门自行采购活动的内部控制，维护学院的合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》及《福州英华职业学院采购管理办法（修订）》，结合学院采购工作实际，制定本细则。

第二条纳入学院各院（系）、部门自行组织采购的项目:单项合同估算价3万元以下的货物（含货物租赁）；单项合同估算价10万元以下的服务及工程，适用本细则。

第二章采购范围

第三条以下项目按实际工作需要由后勤管理处实行集中采购，学院各部门不得自行采购。申购部门应按照学院有关规定申报后，报送后勤管理处实施采购:

(一)货物类:参考《福建省政府集中采购目录及限额标准》（详见附件5）中规定的采购项目，例如:服务器、台式计算机、便携式计算机、信息安全设备、喷墨打印机、激光打印机、针式打印机、液晶显示器、扫描仪、基础软件、信息安全软件、复印机、投影仪、多功能一体机、数字照相机、LED显示屏、触控一体机、碎纸机、乘用车(轿车)、客车、电梯、不间断电源(UPS)、电冰箱、空调机、普通电视设备(电视机)、家具用具等(集中采购目录如有调整，以新调整为准)。

(二)服务类:参考《福建省政府集中采购目录及限额标准》中规定的采购项目及设备设施维修维护检查服务等，如:互联网接入服务、车辆维修和保养服务、车辆加油服务、会议服务、印刷服务、物业管理服务、云计算服务等。

第四条定点供应商采购，项目在学院招标定点供应商合同目录内，申购部门应按合同价从定点供应商采购。

以下项目通过招标确定定点供应商实施定点协议采购：

1.零星修缮及零星工程项目；

2.办公用品、硒鼓油墨、印刷、清洁用品、五金用品等办公耗材项目；

3.车辆租赁、招标代理服务等各类服务项目；

4.广告宣传用品项目；

5.办公家具设备项目；

6.电子器材项目。

第五条自行采购项目是指根据《福州英华职业学院采购管理办法》规定由部门自行组织采购的项目，包括:

(一)预算10万元以下的工程采购项目，根据项目性质由基建办或后勤管理处自行组织采购;

(二)预算10万元以下的与工程建设有关的服务类采购项目，根据项目性质由基建办或后勤管理处自行组织采购;

(三)预算3万元以下的货物及通用服务采购项目(除本办法第二条规定的不得自行采购的货物及服务类项目外)，部门均可组织自行采购。

第三章采购方式、审批

第六条部门自行采购项目应根据采购项目性质和特点，选择合理的采购方式，例如直接采购、市场询价、特定来源采购或网上竞价、询价、竞争性谈判、竞争性磋商、邀请谈判、公开招标（邀请招标）等。

第七条申报与审批

部门自行采购项目从立项至采购结果的审批均由申购部门自行负责，具体报批流程详见《福州英华职业学院采购管理办法》（修订）。各部门应对此严格监督把关，防止出现人为拆单、规避监管等情况。

第八条直接采购

（一）单项合同估算价低于1000元的货物，申购部门填写《福州英华职业学院货物类采购项目立项及采购方式审批表》（详见附件1），经申购部门负责人和财务处负责人、及其分管院领导同意，申购部门可直接从正规购物网站或商场购买。

（二）单项合同估算价低于3000元的工程和与工程相关的服务项目，填写《福州英华职业学院服务和工程（修缮）类采购项目立项及采购方式审批表》（详见附件2），经申购部门负责人和财务处负责人、及其分管院领导同意，方可采用直接委托方式实施。

第九条从定点供应商采购

凡项目在学院招标定点供应商合同目录内的，申购部门应按合同价从定点供应商采购。确因工作需要或同类别货物的市场价格低于定点供应商的价格5%以上，申购部门事前说明原因，经使用供应商的归口管理职能部门同意后可从定点供应商外按本细则采购。定点供应商采购项目，单项合同估算价超过院务会审批限额的需按规定上会审批。

第十条市场询价

市场询价，是指由申购部门组成3人以上询价小组共同开展市场调查，寻找三家以上合格供应商进行比价后，确定报价最低的一家为成交供应商的采购方式。

适用范围：部门自行采购的货物、服务或工程项目。

（一）选择市场询价方式的，预算低于10000元的货物或低于30000元的工程与服务项目，采购前需由申购部门填写两份审批表其一后，开展采购活动。

（二）将《福州英华职业学院货物类采购项目立项及采购方式审批表》和《福州英华职业学院服务和工程（修缮）类采购项目立项及采购方式审批表》（详见附件1或附件2）备案后勤管理处后由申购部门组成3人及以上询价小组共同开展市场调研，寻找不少于三家合格供应商进行比价。

（三）询价小组前往市场现场询价的，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，确定成交供应商，询价结果填写《福州英华职业学院关于XXXXX的采购结果报告》

》（详见附件4），并将结果报至财务负责人、分管院领导、院长审批后开展采购活动。

第十一条特定来源采购

（一）符合下列情形之一的，可以采取特定来源采购方式：

1.只能从唯一供应商处采购的；

2.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；

3.按上级相关文件要求只能从一家供应商处采购的；

4.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

5.有特殊设计需求的艺术作品、视频、摄影、雕塑、文化宣传等。

（二）符合特定来源采购方式前4种适用情形的，由申购部门提出充分的理由、佐证材料及提供至少三份特定来源供应商签订的同类项目合同作为依据，完成附件1或附件2审批后开展采购活动。

（三）符合特定来源采购方式第5种适用情形的，由申购部门组成3人及以上采购小组，做好充分的市场调研，至少分析比对三家供应商后，提出充分的选择理由、调研比对材料和价格依据及提供至少三份特定来源供应商签订的同类项目合同作为依据，填写附件1或附件2后，经部门负责人、财务处负责人、职能部门分管院领导、院长审批同意后方可与特定来源供应商开展采购活动。

第十二条邀请谈判

邀请谈判是指申购部门要求符合资格条件的供应商，就采购项目的标的价格、质量要求、履约期限、付款方式等进行协商谈判，并按照最优性价比原则，确定成交供应商；

适用范围：预算低于3万元且由部门自行采购的货物、服务、工程项目。

邀请谈判采购程序：

（一）申购部门应先进行市场调研，取得符合采购项目要求的供应商信息及相应市场价格信息；

（二）申购部门应以会议形式确定3人以上的采购小组；

（三）由采购小组按照调研情况确定邀请的单位名单（不少于3家单位）报申购部门分管院领导同意后（如因客观原因仅有1家供应商，须报院领导审批同意），邀请供应商针对价格、供货期、付款方式、标的技术参数要求等进行谈判，形成谈判纪要及采购小组签字确认的推荐成交意见，提请部门负责人、财务处负责人、职能部门分管院领导、院长批后采购。

第十三条询价、竞争性谈判、竞争性磋商

（一）部门自行采购项目，可选择询价、竞争性谈判、竞争性磋商，采购前由申购部门填写《福州英华职业学院货物类采购项目立项及采购方式审批表》或《福州英华职业学院服务和工程（修缮）类采购项目立项及采购方式审批表》，经审批同意后将以上材料报送一份后勤管理处备案后，由申购部门开展相关采购活动。

（二）申购部门应在进行市场调研、充分比对的基础上，提出采购项目的最高限价、功能需求、数量、供货期、服务要求等采购需求谈判、磋商文件、询价通知书不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

（三）采购部门应严格按照《政府采购非招标采购方式管理办法》《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》和《福州英华职业学院采购管理办法（修订）》规定组织或委托采购代理机构进行非招标方式采购。

（四）申购部门自行组织的招标采购项目，由申购部门编制采购文件，经申购部门负责人、财务处负责人、职能部门分管院领导、院长同意后发布采购公告。

（五）开标、评标由招标文件编制单位按规定组织。

（六）申购部门应从评审报告提出的成交候选人中，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低或评标综合得分最高的原则确定成交供应商。

（七）发布采购结果公告，采购结果公告不得少于1个工作日，公告期满无异议，签发成交通知书。

第四章竞争性谈判、公开询价的采购程序

第十四条竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，申购部门从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

适用范围：部门自行采购的货物、服务、工程项目。

第十五条公开询价是指询价小组在相关媒体或学院网站，向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次性报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

适用范围：规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物。

第十六条成立竞争性谈判、询价小组

谈判、询价小组由3人（含）以上的单数组成，其中评审专家人数不得少于竞争性谈判小组或者询价小组成员总数的2/3。

第十七条制定谈判文件、询价通知书

谈判文件、询价通知书包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。

谈判文件除上述规定的内容外，还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。

谈判文件、询价通知书应当根据采购项目的特点和实际需求制定，不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

第十八条发布采购公告

谈判文件、询价通知书经审批同意后，将采购公告发布在采购信息发布相关媒体或学院网站，从谈判文件或询价通知书发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止，不得少于3个工作日。

第十九条供应商编制、提交响应文件

供应商应当按照谈判文件、询价通知书的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。供应商应当在谈判文件、询价通知书要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。

第二十条审查响应文件

谈判或询价小组审查供应商的响应文件并作出评价；要求供应商解释或者澄清其响应文件。

第二十一条谈判

谈判小组应当根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效处理，谈判小组应当告知有关供应商。

谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。

在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经申购部门代表确认。

谈判文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的，谈判结束后，谈判小组应当要求所有继续参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于3家。谈判文件不能详细列明采购标的的技术、服务要求，需经谈判由供应商提供最终设计方案或解决方案的，谈判结束后，谈判小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案，并要求其在规定时间内提交最后报价。最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

已提交响应文件的供应商，在提交最后报价之前，可以根据谈判情况退出谈判。

谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序推荐3名以上成交候选人。　

第二十二条公开询价

询价小组在公开询价过程中，不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。

参加询价采购活动的供应商，应当按照询价通知书的规定一次性报出不得更改的价格。

第二十三条确定成交供应商

谈判、询价小组根据谈判或询价评审记录和评审结果编写评审报告；根据符合采购需求、质量和服务等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判或被询价的未成交的供应商。

第二十四条采购结果确认及结果公告

申购部门将成交结果等信息在采购代理机构和学院网站上公告，不得少于1个工作日。

第五章竞争性磋商的采购程序

竞争性磋商是指竞争性磋商小组（以下简称磋商小组）与符合条件的供应商，就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。申购部门从评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

适用范围：

（一）部门自行采购的服务、工程项目；

（二）技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的货物；

（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

第二十五条制定磋商文件

竞争性磋商文件（以下简称磋商文件）应当根据采购项目的特点和实际需求制定，不得要求或者标明供应商名称及特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

磋商文件应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、政府采购政策要求、评审程序、评审方法、评审标准、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、保证金交纳数额和形式以及不予退还保证金的情形、磋商过程中可能实质性变动的内容、响应文件提交的截止时间、开启时间及地点以及合同草案条款等。

第二十六条发布采购公告

磋商文件经审批同意后将采购公告发布在相关媒体或学院网站，从磋商文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不少于10日。

第二十七条供应商编制、提交响应文件

供应商应当按照磋商文件的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。供应商应当在磋商文件要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，磋商小组应当拒收。

第二十八条成立磋商小组

磋商小组由3人（含）以上的单数组成，其中评审专家人数不得少于磋商小组成员总数的2/3。

第二十九条审查响应文件

磋商小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

第三十条磋商

磋商小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。

在磋商过程中，磋商小组可以根据磋商文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动磋商文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经申购部门负责人签字确认。

对磋商文件作出的实质性变动是磋商文件的有效组成部分，磋商小组应当及时以书面形式同时通知所有参加磋商的供应商。

供应商应当按照磋商文件的变动情况和磋商小组的要求重新提交响应文件，并由其法定代表人或授权代表提交并签字或者加盖公章。

磋商文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的，磋商结束后，磋商小组应当要求所有实质性响应的供应商在规定时间内提交最后报价，提交最后报价的供应商不得少于3家。磋商文件不能详细列明采购标的的技术、服务要求的，需经磋商由供应商提供最终设计方案或解决方案的，磋商结束后，磋商小组应当按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案，并要求其在规定时间内提交最后报价。

已提交响应文件的供应商，可在提交最后报价之前，可以根据磋商情况退出磋商。

第三十一条综合评分

经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。

综合评分法货物项目的价格权重为45%至60%，商务因素权重不得高于15%；服务项目的价格权重为20%至30%，商务因素权重不得高于25%。

第三十二条确定成交供应商

磋商小组应当根据综合评分情况，按照评审得分由高到低顺序推荐3名以上成交候选供应商，并编写评审报告。评审得分相同的，按照最后报价由低到高的顺序推荐。评审得分且最后报价相同的，按照技术指标优劣顺序推荐。

第三十三条采购结果确认及结果公告

申购部门将成交结果等信息在采购信息发布媒体或学院网站上公告，采购结果公告不得少于1个工作日。

第六章合同签订

第三十四条申购部门与成交供应商应当在成交通知书发出后10日内，按照采购文件、响应文件、评标结果及相关规定与成交供应商签订合同。合同签订后将其中一份合同送至后勤管理处备案。具体详见《福州英华职业学院采购管理办法（修订）》。

第七章档案管理

第三十五条申购部门应当妥善保管每项采购活动的过程文件，包括会议纪要、采购方式申报表、采购审批表、采购预算、谈判文件、询价通知书、磋商文件、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、合同文本、验收报告、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件和资料。档案至少保存十五年。