第一章 总 则

第一条 会计档案是福州英华职业学院（以下简称学院）一切经济业务活动在财务核算管理的最终归集，是一个学院档案管理的核心内容之一。

第二条 为了加强学院会计档案管理和财务监督，确保学院 的合法利益，现根据《中华人民共和国会计档案管理办法》（中 华人民共和国财政部 国家档案局令第 79 号），并结合学院的具体情况，特制定本制度。

第三条 本制度适用福州英华职业学院。

第四条 在学院内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。

第二章 职责与权限

第五条 学院财务处负责修订本制度，并对制度执行情况进行监督检查。

第六条 财务处负责学院档案室的会计档案管理工作。第三章 会计档案

第七条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及 其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

第八条 会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包 括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、 记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节 表等。以及电子形式的各类会计凭证，是指从外部接收的电子形 式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、 电子客票、 电子行程单， 电子海关专用缴款书、银行电子回单等。纸质打印 件作为报销入账归档依据，必须同时保存打印该纸质件的电子会

计凭证。

（二）会计账簿

会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为 依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按 会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助备查账簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映学院财务状况和经营成果的总结性书面文件， 主要包括财务反映指标报表，月、季度会计报表、中期会计报表、 年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的， 由财务部门负责办理的有关数据资料。如：报税资料、辅助账册、财务分析、验资报告、评估报告、审计报告、 经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定 额的数据资料、其他有关的凭据和文字说明， 以及会计档案移交 清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等，均属会计档案管理的范围。

第九条 学院实行会计电算化，会计档案包括以电子档案形式保存的会计数据、程序文件及其他会计资料形成电子会计档。

第四章 会计档案的分类和登记

第十条 会计档案登记

凡已装订与编号的会计凭证、会计帐册、会计报表、 电子计算机记账的磁盘 U 盘等，均需在“会计档案登记表 ”上进行登记。

第十一条 会计档案保密档案管理员要尽职尽责，严守学院 机密。严格执行借阅、调用制度。不得在私人通信、 电话中涉及 学院机密，不得在公共场合涉及学院机密，不得与无关人员谈论学院机密。会计档案保密程度分三个级别，分别如下：

（1）一级文档：指会计账簿、记账凭证、财务报表、学院的各类有价证券、合同以及系统电脑识别密码；

（2）二级文档：指学院各类统计报表、分析报告以及重大的发展战略等文档；

（3）三级文档：指涉及学院开办、发展过程中保留的数据分析等重要资料。

第五章 会计档案的装订和保管

第十二条 会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整 理采用的办法是：分类标准统一、档案形式统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

（一）分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表， 四类文字资料及其他。

（二）档案形成统一。档案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

（三）管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案 目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第十三条 会计档案的装订

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及 其他文字资料的装订。因查阅和复制所需，会计凭证应采用三角 装订法装订，明细帐、总分类账以电子档方式保存。会计报表、 报税资料、财务分析，以及其他相关的文字说明，可按年度装订， 亦可按季度或月度装订。会计凭证的装订，需财务处专人每月负责复核后，装订一次。装订好的凭证按序号分月妥善保管。

第十四条 会计档案的保管期限

※会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 学院终止、分立、合并后档案的交接

（1）学院因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或 办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管。

（2）学院分立后原学院存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。学院分立后原学院解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

（3）学院合并后原各学院解散或者一方存续其他方解散的，原 各学院的会计档案应当由合并后的学院统一保管。学院合并后原各学院仍存续的，其会计档案仍应当由原各学院保管。

第十六条 档案室管理要求

（1）档案室用房要按照功能区分和部门独立的原则，仅限于 学院财务部门使用，档案室只能存放财务相关的档案资料，其他 与财务无关的资料不得存放或者寄放在档案室，保证资料存放的独立性。

（2）档案库房以东或南朝向为宜，屋顶、墙壁要具有隔热、 防潮性能。在楼层安排上尽可能不占用地下和最高层，档案库房 应集中布置，远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位，同时要避免阳光照射，防有害生物（霉、虫、鼠）。

（3）档案室定期清洁、打扫，保持档案室地面及墙面整洁、 干燥和卫生，档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品。

（4）档案室钥匙需指定专人负责，钥匙一律不得外借给非财务处人员。如因审计等原因需借用档案，需指定专人在现场做好 档案、凭证、资料的交接工作， 以免资料出现遗失或归档放错位 置。未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、拍照、录影录像，外传，要严格遵守保密制度。

第十七条 会计档案的保管要求

（1）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

（2）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（3）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

第六章 会计档案的借阅

第十八条 会计档案的借阅

（1）会计档案为本学院所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经院领导、财务分管领导、财务负责人批准。

（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经院领导、财务分管领导、财务负责人批准后，方可办理借阅手续；

（3）部门借阅和查阅会计档案需签字审批至院领导、财务分管领导、财务负责人。

（4）学院内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登 记簿，将借阅人姓名、单位、 日期、数量、 内容、归期等情况登记清楚。

（5）本学院人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（6）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷 册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须 经院领导、财务分管领导、财务负责人批准后方能携带外出或复制原件）。

第七章 会计档案的销毁

第十九条 当会计档案保管期满时， 由财务负责人鉴定后， 提出销毁意见，经学院院领导、财务分管领导、财务负责人审批后，方可销毁指定财务档案资料。

第二十条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的 原始凭证，应单独抽出，另行立卷， 由档案部门保管到结清债权债务时为止。

第二十一条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项 目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由学院办公室和学院 财务处共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册 ”上签章，注明“ 已销毁 ”字样和销毁日期， 以示负责及备案。

第八章 附 则

第二十二条 本制度由学院财务处制订、解释；学院院领导审批通过。

第二十三条 本制度自发布日起执行， 中途另有行文之日废止；学院以往规定与之不相符之处，均以本规定为准。

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