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福州英华职业学院采购项目履约验收管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为进一步规范学院采购项目的履约验收工作，加强货物、修缮工程和服务等项目履约验收管理，完善内部控制机制，维护学院合法权益，根据《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》(财库〔2016〕205号)相关规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 学院委托政府采购机构、招标代理机构实施的招标采购项目和自行组织的采购项目的履约验收(以下简称验收),适用本办法。
新建基建工程项目的验收，不适用本办法。
国家及上级管理部门对招标采购项目验收另有规定的，从其规定。
第三条 本办法所称验收是指学院对中标、成交供应商(以下简称供应商)的采购合同履行情况进行检验、核实和评估，以确认供应商提供的货物、修缮工程和服务是否符合完全履约要求的活动。
第四条 验收以招标文件、投标文件和采购合同等资料为依据，遵循公开、公正、实事求是的原则。
第五条 招标文件、投标文件、采购合同和供应商提供的样品(如有)是验收工作的依据。后勤管理处、申购单位和供应商应完全履行采购合同，任何一方不得擅自变更、中止或终止合同履行。确需变更、中止或终止合同的，应报学院审定。
第六条 验收是采购项目支付采购资金的重要依据。验收合格的采购项目，按照合同约定及学院相关流程支付价款；未经验收或验收不合格的招标采购项目，应依法、依规及时处理。
第二章 验收机构及职责
第七条 后勤管理处在学院领导下，负责组织、协调学院采购项目的验收工作，作为学院采购项目验收的归口管理部门，履行如下职责：
(一)贯彻国家验收相关法律法规，建立公开透明、科学有效的验收工作机制；
(二)组织开展验收活动，协调解决验收过程中出现的相关问题；
(三)组建验收小组或委托专业机构按照规定开展验收活动；
(四)现场监督验收小组履职过程，发现相关工作人员和供应商有违法违规行为的，及时制止并向学院反映；
(五)归集、整理、存档验收工作的有关文件；
(六)国家法律法规和学院规章制度规定的其他职责。
第八条 纪委办公室、财务处依规对学院采购项目的验收工作按职责进行监督。
第九条 验收小组作为验收主体，履行如下职责：
(一)坚持原则、秉公办事、廉洁自律，客观公正独立地发表验收意见；
(二)严格按照招标文件、投标文件、采购合同和样品(如有)等依据进行验收，不得变更验收标准；
(三)遵守验收工作纪律，服从现场管理，保守工作秘密；
(四)验收人员与供应商有利害关系的，应主动提出回避；
(五)出具验收意见并在验收报告上签字确认；
(六)向学院及时反映供应商的违法违规、违约失信行为；
(七)依法接受监督、检查；
(八)国家法律法规和学校规章制度规定的其他职责。
第十条 申购单位作为招标采购项目验收的直接相关部门，履行如下职责：
(一)组织实施申购项目的预验收，预验收不合格的，应要求供应商及时整改；
(二)及时准备验收申请材料并向后勤管理处提交；
(三)按照学院规定的验收方式和流程协调供应商准备验收；
(四)现场配合验收小组验收工作；
(五)及时整理、归档相关资料；
(六)国家法律法规和学院规章制度规定的其他职责。
第十一条 受委托的专业机构应在受托事项范围内开展验收工作，协调解决验收中出现的问题，并及时向学院反映供应商履约异常和失信行为。
第十二条 供应商应积极配合学院相关部门和专业机构做好验收工作，提供相关生产、技术、服务、数量、质量、安全等资料。
第三章 验收组织及流程
第十三条 货物到货后，申购单位及后勤管理处须指定专人按照合同约定的采购清单及验收标准核对产品数量及品牌、型号、外观等，核对无误后如实填写《福州英华职业学院到货验收单》。
第十四条 供应商应在项目完成后15个工作日内，向申购单位提交验收申请，如遇需要调试的货物，合同中有明确规定试运行时间的，从其规定，合同中未明确规定的，试运行时间原则上不少于2周。对于技术要求较高、较复杂的项目可适当延长试运行期。申购单位收到申请后，应及时开展预验收，并填写《福州英华职业学院预验收报告》。
供应商不能及时提交验收申请的，需向申购单位提交延期验收申请书，并详细说明延期原因。
第十五条 申购单位预验收合格后，按以下流程组织进一步验收：
（一）经常性服务类项目（如物业等）的验收，由申购单位根据招标文件、投标文件以及合同相关要求，以履约考评等方式进行验收，无需提交验收小组进行验收；
(二) 结段性、成果性的其它服务类项目，在预验收通过的基础上提交验收小组验收；
(三)货物、仪器设备类采购项目验收，在预验收通过的基础上提交验收小组进行验收；零星采购少量货物，预验收和最终验收可合並进行的项目，结合实际情况可直接由验收小组进行验收，并填写《福州英华职业学院采购项目验收单》。
(四)修缮工程类项目验收，项目中包含货物、仪器设备的，货物及仪器设备参照货物、仪器类采购项目进行验收。工程部分由验收小组进行验收，并填写《福州英华职业学院工程质量验收单》。
第十六条 申购单位提请后勤管理处验收时，应提供符合要求的验收申请材料。需要由政府主管部门审批、监督、验收或由专业机构检验的项目，申购单位确认后，再提请后勤管理处验收，相关文件复印件加盖公章后，一并提交后勤管理处。
第十七条 后勤管理处根据项目性质组织相关人员组成验收小组，验收小组组成要求如下：
(一)后勤管理处应有3人以上工作人员及后勤管理处负责人参与。
(二)申购单位应有3人以上工作人员及申购单位负责人参与，若申购单位与使用单位分离，应根据项目实际情况，邀请使用单位及使用单位负责人参与验收。
(三)涉及货物类项目的，财务处指定专人参与验收。
(四)根据项目情况，可邀请相关领域专家参与。
第十八条 项目整体或部分确属技术复杂、专业性强、影响较大或国家有特殊要求的，由后勤管理处委托专业机构参与验收。
第十九条 验收小组应制定验收工作方案，在实施验收前应根据采购合同、投标文件和供应商提供的样品(如有)等资料确定验收工作标准和要求。
验收小组如需委托专业机构参与验收，需在验收程序中明确。
专业机构出具的检测报告、评估意见等文件，加盖公章后作为验收意见附件存档。
第二十条 验收原则上应在现场进行，验收小组应对项目开展完整具体的实质性验收。客观不能或不宜到现场进行的，应以音像视频方式进行，必要时进行现场复核。
第二十一条 货物类项目验收内容主要包括采购合同约定的显性指标、技术质量等内容的履约情况：
1.显性指标验收：根据采购合同等相关文件查验供应商交付产品的品牌、型号、数量、配置、配件、生产厂商、产地等信息，逐一核对采购合同、到货清单和实物三者是否相符，检查产品外观的完好性、完整性、新旧程度，并查看产品说明书、合格证、保修单、用户手册等随机资料是否齐全；
2.技术质量验收：根据采购合同、招标文件、投标文件等相关文件检查货物是否按照技术规范及使用需要进行安装调试，并通过运行测试（包括功能测试、技术指标测试、整机测试）和仪器检测等方法，查验产品的性能指标、技术质量以及提供的人员培训等技术服务是否符合合同约定的要求。客观不能或不宜到现场进行验收的，应以音像视频方式进行。
第二十二条 服务类项目验收应根据项目特点对服务期内的实施情况进行考核，结合考核情况和服务效果进行验收。
第二十三条 修缮工程类项目须指定工程现场代表，深入工地加强工程管理，严格把好质量关，须认真做好材料、设备、建筑构配件的进场验收，隐蔽工程验收，以及分部、分项工程的质量检验等过程性验收工作，控制材料消耗和工程进度。现场代表要认真履行职责，对施工中质量和安全隐患等问题，一经发现要及时提出整改意见并做好记录，按规定程序上报。
第二十四条 材料、设备的进场，无论是建设部门采购，还是施工单位采购的材料，后勤管理处都要组织项目现场代表等项目管理人员依据项目合同、工程设计等技术文件进行严格的进场验收，达到质量标准后方可使用。材料进场验收要责任到人并填写记录表归档。
第二十五条 地下管网、电缆安装等隐蔽环节在隐蔽以前，后勤管理处、申购单位、监理单位（如有）、施工单位和设计单位(如有)应做好隐蔽工程验收记录并共同签字确认。项目竣工后，隐蔽工程验收记录作为验收申请材料的一部分一并提交后勤管理处。
第二十六条 施工过程中每一个工序、分部、分项施工完成后，必须严格按照施工验收规范、质量验收标准和强制性标准组织验收，详细记录验收发现的问题和处理意见，确保施工质量，未经验收合格，施工单位不得进行下一道工序的施工。
第二十七条 修缮工程类项目的竣工验收由后勤管理处、使用部门、施工单位、设计单位（如有）、监理单位（如有）联合按照国家行业管理部门有关规定的标准、验收方法和内容进行项目竣工验收：
1.审阅工程档案资料（招、投标文件、合同、施工图、竣工图、工程变更、设计图纸及有关的试验报告、施工记录、过程检验记录等）、实地核实工程量、使用的工程材料情况、查验工程质量、检查工程档案的完整性，形成工程竣工验收意见，并经项目验收组人员签认。
2.对验收中查出的漏项、工程使用材料与合同约定不符、工程质量不合格等质量问题，施工单位必须认真、及时整改；对施工质量不合格的工程不予结算，并根据合同及有关规定承担相应责任,有监理单位的修缮项目，由监理单位组织相关参建单位验收。
3、工程竣工验收合格后的保修期限，应按建设部《建筑工程保修办法》的有关规定执行。有特殊要求的工程，其保修内容和期限应在项目合同中确定。
第二十八条 验收小组在完成验收后，小组成员应发表结论性意见并形成验收报告。小组成员应在验收报告上签字，对验收报告内容负责。
第二十九条 项目验收完毕后，后勤管理处应将验收报告扫描归档，原件作为费用结算支付的凭证。
第三十条 因产品市场价格变化或型号发生更新换代，经后勤管理处与供应商协商、学院领导审定，供应商同意按照市场价格降低中标价格，或者不改变中标价格更新产品的，后勤管理处与供应商签订补充协议，验收小组应按照原协议和补充协议的规定进行验收。
第三十一条 专业机构由学院负责委托，产生的检测、评估等费用由学院承担；若采购合同对费用另有约定，从其约定；由于供应商自身原因导致验收不合格，需要再次组织验收的，所产生的检测检测、评估等费用由供应商承担。
验收小组聘请的校外专家的劳务费按照学院规定执行，校内人员，不得获取劳务报酬。
第四章 验收结果及责任
第三十二条 项目验收合格后，后勤管理处依据采购合同、验收报告等文件，办理相关付款、资产登记等手续。
第三十三条 项目验收不合格的，视情况作如下处理：
(一)履约情况与采购合同、投标文件等资料不符的，由验收小组出具结果为不符的验收报告，停止一切付款程序，责令供应商限期按照规范整改，由后勤处根据采购项目种类，货物类出具《福州英华职业学院货物类采购项目整改通知单》，修缮工程类出具《福州英华职业学院修缮项目整改通知单》。经整改合格后，验收小组视整改情况重新组织验收。
(二)履约情况基本达到采购合同、投标文件等资料要求的，由验收小组出具结果为基本合格的验收报告，供应商整改后由使用部门和后勤管理处确认。
第三十四条 验收过程中发生争议且协商无效的，或整改期满后再次验收仍不合格的，学院和供应商依照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规进行解决。
第三十五条 验收小组应充分听取各方关于供应商履约情况、产品质量、保修维护、售后服务等情况的意见，核实已验收项目的验收报告并记入档案，并将其作为之后招标采购活动的参考依据。
第三十六条 学院相关部门工作人员、验收小组成员、专业机构和供应商应作出保密承诺，严格保守验收中获悉的国家和商业秘密。
第三十七条 验收小组成员应严格遵守回避规定，不得私下接触供应商，不得收受供应商及有关单位财物、好处或其他不正当利益。
后勤管理处和监督部门如发现验收小组成员存在违法违规行为，应依法依规立即终止其验收活动；事后发现的，经监督部门审查后认定，未对验收结果造成实质性影响的，由后勤管理处宣布验收结果有效；对验收结果造成实质性影响的，由后勤管理处宣布验收结果无效并按规定重新组织验收。
第三十八条 验收小组成员、后勤管理处、申购单位等部门工作人员在验收过程中存在把关不严、滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守、出具虚假报告等违法违规行为的，依照有关规定追究相应责任。违反党纪政纪的，由相关部门给予党纪政纪处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。
第五章 质保期验收
第三十九条 质保期自验收合格之日内起算，具体期限以合同约定为准。在质保期届满后，供应商向后勤管理处提交质保期验收申请，后勤管理处组织学院相关部门进行验收。
第四十条 申购单位收集整理项目相关资料，包括但不限于使用反馈意见汇总等，提交给验收小组。
第四十一条 验收小组对项目进行现场检查和测试。对于物资采购项目，检查各类货物的性能是否能正常使用；对于修缮工程类项目，应召集各相关使用单位和职能部门，听取工程质量存在的问题及意见，检查工程实体质量，并进行必要的性能测试和系统调试。
第四十二条 验收小组在现场验收过程中，应详细记录验收情况，对发现的问题和缺陷进行拍照、录像或文字记录，并与供应商进行沟通确认。供应商应对问题进行解释说明，并提出整改措施和整改期限承诺，质保期验收不合格或未整改合格不予支付质保金。
第四十三条 如果在现场验收过程中发现重大问题或争议，验收小组应暂停验收工作，并及时向学院报告。
第四十四条 项目验收合格后，由后勤管理处出具《福州英华职业学院采购项目质保验收单》，办理相关退还质保金手续。
第四十五条 如果项目验收结果为不合格，供应商应在规定的整改期限内（一般不超过30天）完成整改工作，并向验收小组提交整改报告。验收小组在收到整改报告后10个工作日内进行复查验收。复查验收合格后，按照上述合格情况的处理流程进行后续处理。若复查验收仍不合格的，学院将根据合同约定采取相应措施。
第六章 附则
第四十六条 本办法由后勤管理处负责解释。
第四十七条 本办法自发布之日起施行。
福州英华职业学院
2024年12月10日
